TÉRMINOS Y CONDICIONES

1. MARCO NORMATIVO: 

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La presente política de tratamiento de datos personales de la compañía, se encuentra amparada por los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, alineadas con lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y las demás normas que las modifiquen, sustituyas y/o adicionen, aplicadas a la recolección, manejo, gestión y disposición final de los datos personales.

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    2. OBJETO:

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La presente Política tiene como objeto dar garantizar la seguridad de la información a la que accede y trata SWEET ROSE STUDIO SAS, así como establecer los lineamientos que garanticen la protección de los datos personales que son objeto de tratamiento de datos personales y de esta forma, dar cumplimiento de la ley, políticas y procedimientos de atención de derechos de los titulares, criterios de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión que se dará a los datos personales.

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En cumplimiento de las anteriores disposiciones, la presente Política de Tratamiento de Datos Personales garantiza el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la autorización respecto a la información que se haya recogido sobre ellas, las cuales han sido tratadas conforme a lo establecido por el régimen nacional de protección de datos personales.

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    3. ALCANCE:

 

La presente política rige todos los procesos de la compañía e incluye a aquellos terceros que almacenen, procesen y dispongan de datos personales de los cuales la SWEET ROSE STUDIO SAS sea responsable.

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    4. GLOSARIO.

 

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley, regulaciones, y normatividad vigente, se aplicarán, de manera armónica e integral, las siguientes definiciones:

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a) Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.

b) Base de Datos: Es el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.

c) Dato Personal: Es cualquier información de cualquier tipo, vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

d) Dato Público: Es el Dato Personal calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

e) Dato Sensible: Es el Dato Personal que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen afiliaciones sindicales, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, morales o filosóficas, la pertenencia a sindicatos , organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

f) Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

g) Autorizado: Es la Compañía y todas las personas que por virtud de estas Políticas tienen legitimidad para Tratar los Datos Personales del Titular.

h) Habilitación: Es la legitimación que expresamente y por escrito mediante contrato o documento que haga sus veces, otorgue la Compañía a terceros, en cumplimiento de la Ley aplicable, para el Tratamiento de Datos Personales, convirtiendo a tales terceros en Encargados del Tratamiento de los Datos Personales entregados o puestos a disposición.

i) Responsable de Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.

j) Titular del Dato Personal: Es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en una Base de Datos, y quien es el sujeto del derecho de hábeas data.

k) Transferencia: Es el Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

l) Transmisión: Es la actividad de Tratamiento de Datos Personales mediante la cual se comunican los mismos, internamente o con terceras personas, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de cualquier actividad de Tratamiento por el receptor del Dato Personal.

m) Tratamiento de Datos Personales: Es toda operación y procedimiento sistemático, electrónico o no, que permita la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, relacionamiento, uso, circulación, evaluación, bloqueo, destrucción y en general, el procesamiento de Datos Personales, así como también su transferencia a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos.

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    5. PRINCIPIOS RECTORES:

 

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley, regulaciones, y normatividad vigente, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

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1. Principio de Legalidad en Materia de Tratamiento de Datos: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012, decretos reglamentarios y demás disposiciones que la desarrollen.

2. Principio de Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

3. Principio de Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

 

d) Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de Datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e) Principio de Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. f) Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

g) Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h) Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

i) Principio de temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y los términos establecidos anteriormente, se procederá a la supresión de los datos.

j) Interpretación integral de los derechos constitucionales: Los derechos se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución y con los derechos constitucionales aplicables.

k) Principio de Necesidad: Los datos personales tratados deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades perseguidas con la base de datos.

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6. CATEGORIAS ESPECIALES DE DATOS.

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1. DATOS SENSIBLES: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

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Tratamiento de Datos Sensibles

Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

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a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

c) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

d) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

2. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES: El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos:

-Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

-Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

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7. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO:

 

SWEET ROSE STUDIO SAS dentro del giro ordinario de su negocio tiene relaciones comerciales y/o jurídicas con Clientes, Proveedores y Empleados, por lo cual los datos personales serán tratados de acuerdo con el grupo de interés y en proporción a la finalidad o finalidades que tenga cada tratamiento, como se describe a continuación:

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1. CLIENTES: a) Proveer los servicios y/o los productos requeridos; b) Dar a conocer sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos, información comercial, publicitaria o promocional y eventos; c) Programas de Fidelización de clientes; d) Análisis de perfiles en la red; e) Encuestas de opinión; f) Prospección comercial; g) Gestión administrativa; h) Gestión de facturación; i) realizar el tratamiento de datos sensibles como: Huellas dactilares y/o un cálculo sobre ellas, fotografías, imágenes de video, ubicación espacial, datos de ordenadores, teléfonos y números celulares, VPN, correo electrónico, que serán utilizados con fines de autenticación e identificación por medio de firma electrónica y/o digital con el fin de verificar la autenticidad de la autorización. Dicha información será almacenada y utilizada adicionalmente para ofrecer al titular una capa adicional de seguridad. El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de los datos sensibles a menos que sea estrictamente necesario para alguno de los fines descritos o requerido por ley; j) La información recolectada en la web (chat, páginas web, aplicativos móviles, redes sociales, blogs, landing pages, páginas web de aliados comerciales) será utilizada para contactarlo de manera directa para ofrecer servicios, procesar pagos, actualizar nuestros registros con base en los hábitos de navegación, mostrar contenidos como las listas de deseos y opiniones de los clientes, para recomendar productos y servicios que pudieran serle de interés. También hacemos uso de esta información para prevenir o detectar fraudes o abusos en nuestro sitio web y para permitir a terceras partes llevar a cabo soporte técnico, logístico u otras funciones en nuestro nombre. k) Suministrar, transmitir, transferir información personal, comercial y financiera para que sea conocida y tratada por las personas naturales o jurídicas, filiales, matrices accionistas o vinculados económicos de SWEET ROSE STUDIO SAS como entidades bancarias, aliados comerciales, proveedores nacionales o extranjeros, que presten servicios tecnológicos, logísticos, y operativos. l) El control y la prevención del fraude; m) Prevención y control de actividades ilícitas incluyendo, pero no limitándose al lavado de activos, financiación del terrorismo, soborno transnacional y/o los delitos asociados a corrupción.

2. PROVEEDORES: a) Consultorías, auditorias, asesorías y servicios relacionados. b) Gestión administrativa. c) Gestión de cobros y pagos. d) Gestión de facturación. e) Gestión de proveedores. f) Gestión económica y contable y g) Suministrar y transferir información personal, comercial y financiera para que sea conocida y tratada por las personas naturales o jurídicas accionistas de SWEET ROSE STUDIO SAS y a sociedades vinculadas, aliadas, o pertenecientes al mismo grupo empresarial, y/a cualquier aliado comercial. h) realizar el tratamiento de datos sensibles como: Huellas dactilares o un cálculo sobre ellas, fotografías, imágenes de video, ubicación espacial, datos de ordenadores, teléfonos y números celulares, VPN, correo electrónico, que serán utilizados con fines de autenticación e identificación por medio de la firma electrónica y/o digital con el fin de verificar la autenticidad de la autorización. Dicha información será almacenada y utilizada adicionalmente para ofrecer una capa adicional de seguridad. El titular conoce que no está obligado a autorizar el tratamiento de los datos sensibles a menos que sea estrictamente necesario para alguno de los fines descritos o requerido por ley; i) Suministrar, transmitir, transferir información personal, comercial y financiera para que sea conocida y tratada por las personas naturales o jurídicas, filiales, matrices accionistas o vinculados económicos de SWEET ROSE STUDIO SAS como entidades bancarias, aliados comerciales, proveedores nacionales o extranjeros, que presten servicios tecnológicos, logísticos, y operativos. j) El control y la prevención del fraude; k) Prevención y control de actividades ilícitas incluyendo, pero no limitándose al lavado de activos, financiación del terrorismo, soborno transnacional y/o los delitos asociados a corrupción.

3. EMPLEADOS: a) Gestión de sanciones, amonestaciones, llamados de atención exclusiones. b) Consultorías, auditorias, asesorías y servicios relacionados. c) Gestión administrativas. d) Gestión de cobros y pagos. e) Gestión económica y contable. f) Procedimientos judiciales. g) Formación de personal. h) Gestión de nómina. i) Gestión de personal j) Prevención de riesgos laborales. k) Investigación epidemiológica y actividades análogas. l) Programas de promoción y prevención de enfermedades. m) Pensiones, subsidios y otras prestaciones económicas. n) Realizar el tratamiento de datos sensibles como: historiales clínicos, Huellas dactilares o un cálculo sobre ellas, fotografías, imágenes de video, ubicación espacial, datos de ordenadores, teléfonos y números celulares, VPN, correo electrónico, que serán utilizados con fines de autenticación e identificación por medio de la firma electrónica y/o digital con el fin de verificar la autenticidad de la autorización. Dicha información será almacenada y utilizada adicionalmente para ofrecer una capa adicional de seguridad. El titular conoce que no está obligado a autorizar el tratamiento de los datos sensibles a menos que sea estrictamente necesario para alguno de los fines descritos o requerido por ley; o) Suministrar, transmitir, transferir información personal, comercial y financiera para que sea conocida y tratada por las personas naturales o jurídicas, filiales, matrices accionistas o vinculados económicos de SWEET ROSE STUDIO SAS como entidades bancarias, aliados comerciales, proveedores nacionales o extranjeros, que presten servicios tecnológicos, logísticos, y operativos. p) El control y la prevención del fraude; q) Prevención y control de actividades ilícitas incluyendo, pero no limitándose al lavado de activos, financiación del terrorismo, soborno transnacional y/o los delitos asociados a corrupción.

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8. RESPONSABLE:

 

La Empresa ha informado a los titulares de los datos personales de manera previa y expresa lo siguiente: i) los datos suministrados en la presente solicitud son recolectados atendiendo las disposiciones legales e instrucciones de las autoridades competentes en materia de protección de datos personales; ii) El responsable del dicho tratamiento es la empresa SWEET ROSE STUDIO SAS identificad con NIT 901572541-5; iii) Que en ciertas situaciones es necesario realizar transferencias internacionales de los datos para cumplir con las finalidades del mismo y con las obligaciones contractuales y pos contractuales; iv) Que son facultativas las respuestas a las preguntas que se hacen sobre datos personales sensibles, en consecuencia no son obligados a responderlas, por lo que autoriza expresamente el tratamiento de esta clase de datos sensibles, entre los cuales se incluyen los datos de los niños, niñas y adolescentes. La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se encuentra publicada en la página web https://sweet-rose-studio.com/.
 

9. DERECHOS DEL TITULAR:

 

Los derechos que le asisten como titular de los datos son actualizar, conocer, rectificar, conocer sobre el uso que les darán a los datos, solicitar prueba de la autorización y/o revocar la misma, los cuales puede ejercer a través del canal de comunicación info@sweet-rose-studio.com según corresponda el contrato o relación comercial o jurídica con la Empresa dirigida al Encargado de Protección de datos Personales. Independientemente del mecanismo utilizado para la radicación de solicitudes de consulta, SWEET ROSE STUDIO SAS atenderá en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

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10.SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN:

 

Los datos almacenados son protegidos por SWEET ROSE STUDIO SAS mitigando el acceso no autorizado que permita divulgar, conocer, modificar, eliminar o destruir información almacenada en nuestras bases de datos. SWEET ROSE STUDIO SAS únicamente suministra información a los titulares, causahabientes o representantes legales, entidades públicas o administrativas ya sea por funciones legales o por orden judicial, a los terceros autorizados por el titular o la ley.

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11.DEBERES DE SWEET ROSE STUDIO SAS:

 

La compañía en cumplimiento de la presente política deberá: a) Garantizar al titular, en todo momento el derecho al Habeas data. b) Conservar la información bajo condiciones de seguridad necesarias con el fin de controlar accesos no autorizados, pérdida y divulgación de la información. c)Actualizar o suprimir los datos almacenados siempre garantizando la integridad de los mismos, de acuerdo con lo que estipula la Ley. d)Tramitar las consultas y reclamos de los titulares de acuerdo con lo estipulado en la ley. e) Notificar a la Superintendencia de Industria y Comercio al momento de que la información de los titulares haya sido expuesta por incidentes de seguridad de la Información (Virus, ataques informáticos, entre otros).

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12. CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN:

 

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

a) Información requerida por orden judicial.

b) Datos de naturaleza pública.

c) Casos de urgencia médica o sanitaria.

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes y vigentes.

 

13.VIGENCIA DEL DATO:

 

SWEET ROSE STUDIO reconoce e informa que solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales mientras exista la compañía como responsable del dato, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados por requerimiento judicial, legal o administrativo que así lo señale.

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14.VIGENCIA:

 

La presente Política de Protección de Datos Personales rige a partir de la publicación en la página web de SWEET ROSE STUDIO.